Archiveren is een proces waarbij soms belangrijke, vertrouwelijke en persoonlijke content voor een toekomstig gebruik wordt bewaard. Een digitaal archief is een opslagplaats voor de bewaring van digitale informatie zoals dossiers, facturen, akten of andere documenten.
Al deze digitale archieven hebben verschillende voordelen. Jouw gegevens zijn zo niet alleen gemakkelijk toegankelijk, maar ze doorstaan op deze wijze ook een stuk beter de tand des tijds of mogelijke ongelukken met de inhoud. Hoe zet je het beste een digitaal archief op? Hier zijn de stappen die jij dan moet nemen.
Stap één: maak een inventaris aan
De eerste stap bij het opzetten van een digitaal archief is het maken van een inventaris. Misschien heb je een deel van de te archiveren gegevens in de kelder staan. En bevindt de rest zich in de verschillende archiefkasten van jouw kantoor. Dit is dan het juiste moment om ze allemaal bij elkaar te brengen en alle dingen te noteren die je moet archiveren. Dat kan soms een vervelend proces zijn, dus wees hierop voorbereid.
Om dit proces wat gemakkelijker te maken, kun je een spreadsheet bestand aanmaken om deze inventaris bij te houden. Wanneer jij de gegevens catalogiseert, concentreer je dan op informatie zoals de beschrijving, bestandsindeling, aanmaakdatum, locatie, auteur of maker, enzovoort. Deze informatie zal jou daarna helpen deze gegevens snel te catalogiseren en te sorteren zodra jij deze geupload hebt.
Een essentieel aspect van deze functie die jij in dit proces moet opnemen, is het verifiëren van de gegevens nadat je een inventaris hebt gemaakt. Het uitvoeren van deze verificatie en controle kan tijdrovend zijn. Maar het is zeker de moeite waard om toekomstige problemen te voorkomen.
Stap twee: scan in het juiste formaat
Het proces van documenten digitaliseren kan saai kan zijn. Je moet al deze informatie met een goede scanner scannen. Zorg er tijdens het scannen voor dat de gegevens die jij scant in het juiste bestandsformaat wordt opgeslagen. Een formaat dat prima door de software en cloud toepassingen toegankelijk en leesbaar is.
Het kiezen van het juiste bestandsformaat is cruciaal, omdat bepaalde formaten soms verouderd raken. De meest gebruikelijke, betrouwbare en populaire bestandsformaten zijn momenteel: PDF, EPS, JPG en PNG. De kwaliteit van jouw digitale bestanden gaat nooit achteruit als jij voor deze formaten kiest.
Stap drie: upload de gegevens naar de gewenste opslag
De volgende stap is dan het uploaden van al deze gescande gegevens naar de gewenste opslag. Je kunt het op een fysieke schijf (zoals een externe harde schijf) opslaan of voor een cloudopslag kiezen. Beide hebben hun voor- en nadelen.
Een fysieke schijf is veilig en offline toegankelijk, maar zal veelal niet op afstand bereikbaar zijn. Een harde schijf kan bovendien na verloop van tijd vatbaar voor een crash zijn. Aan de andere kant is een cloudopslag toegankelijker omdat deze ook op afstand benaderbaar is. Het kan helaas wel gehackt worden. Als jij desondanks liever van een cloudopslag gebruik maakt, zorg er dan voor dat je een gevestigd cloudplatform gebruikt dat een optimale beveiliging tegen malware en hacks biedt.
Stap vier: onderhoud het archief
Welk archief platform jij ook selecteert, je zult deze na verloop van tijd en van tijd tot tijd moeten beheren. Het zou het beste zijn als je deze regelmatig op malware of virussen scant. En je moet de software die je voor de toegang van jouw gegevens gebruikt natuurlijk ook up-to-date houden. Zorg er bovendien voor dat het formaat van de scans die jij hebt gemaakt niet verouderd raakt.
Het doel van een digitaal archief is om de toekomstige toegankelijkheid en bruikbaarheid van documenten te garanderen. Dit wordt bereikt door via de juiste stappen het doel van een digitale bewaring te realiseren. Namelijk het creëren van een nauwkeurige weergave van content. Juist daarom is het van top belang om een digitaal archief in de bovengenoemde stappen op te zetten en te onderhouden.
Comments are closed.